Emplois

ADJOINT(E) À LA DIRECTION

Description du poste
Sous l’autorité de la direction générale, le rôle de l’adjoint(e) à la direction est d’offrir un soutien de haut niveau à la direction générale et des services techniques par l’entremise de diverses tâches administratives et financières.

 

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de secrétariat ou techniques administratives ou l’équivalent;
  • Posséder un minimum de 5 ans d’expérience dans des tâches générales de secrétariat, dont 3 ans à titre de secrétaire de direction ou l’équivalent. Connaissance du milieu municipal et du logiciel Gestionnaire municipal, des applications PG Solutions (Accès Cités –Finances), sont des atouts.

 

Tâches

  • Effectuer diverses tâches générales de bureau telles que traitement de texte, classement de documents, impression de photocopie, etc.
  • Traiter la correspondance adressée à la direction générale et des services techniques;
  • Recevoir et filtrer les appels et les visiteurs de la direction générale, fournir les renseignements demandés ou référer les personnes à qui de droit;
  • Tenir à jour l’agenda de la directrice générale en fixant et confirmant les rendez-vous;
  • Rédiger l’ordre du jour des séances du conseil et des réunions de la direction générale, préparer et distribuer les documents requis et assurer le suivi administratif;
  • Rédiger, réviser et mettre en forme les procès-verbaux ou tous autres documents demandés;
  • Effectuer le contrôle des dossiers administratifs auprès des divers services municipaux, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, obtenir les informations demandées dans les délais prescrits;
  • Rédiger diverses procédures;
  • Effectuer des recherches à la demande des différents services;
  • Gérer le module de la qualité des services;
  • Traiter les plaintes et requêtes pour la direction générale et des services techniques;
  • Valider les factures de la direction générale et des services techniques;
  • Effectuer la taxation annuelle et complémentaire;
  • Collaborer à la préparation des budgets des différents services;
  • Collaborer à la vérification comptable annuelle et aux états financiers;
  • Gérer les règlements d’emprunt et tenir les registres de signatures;
  • Préparer les devis d’appel d’offres pour les différents services et en assurer le suivi;
  • Effectuer la recherche de soumissionnaires;
  • Tenir l’inventaire des fournisseurs;
  • Remplacer la secrétaire-réceptionniste au besoin;
  • Remplacer la commis-comptable au besoin;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes demandée par la direction générale.

 

Qualités requises

  • Excellentes habiletés politiques, de planification, d’organisation et de coordination;
  • Discrétion et professionnalisme;
  • Polyvalence et flexibilité;
  • Autonomie;
  • Rigueur et souci constant du détail et de la qualité;
  • Respect des échéanciers;
  • Entregent et aptitude marquée pour les relations interpersonnelles tant à l’interne qu’à l’externe;
  • Attitude positive.

 

Avantages

Poste permanent offrant un horaire de 35 heures du lundi au vendredi.

La municipalité offre une gamme d’avantages sociaux et des conditions concurrentielles. Une nouvelle grille salariale est à l’étude et sera adoptée au cours des prochaines semaines. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue. Les candidatures seront reçues jusqu’au 6 mars 2020.

Veuillez faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation par courriel à nlemoine@st-germain.info


Aucun autre poste n'est à pourvoir présentement.